Difference Between Electronic Document Management And Traditional Document Management

Les demandes de documents électroniques ne sont pas utilisées de la même manière que les archives traditionnelles.Ce n 'est qu' en remplissant certaines conditions que les utilisateurs peuvent s' enregistrer et s' inscrire en tant que membres d 'un centre de documentation électronique ou d' une archive électronique et que les membres peuvent consulter les archives électroniques pertinentes, y compris au moyen d 'un accès à distance, sous réserve d' une autorisation délivrée par le Centre de documentation électronique, pour s' assurer de leur identité et de leur droit d 'accès.

Les archives électroniques sont archivées à des dates différentes de celles des archives traditionnelles.Les fichiers électroniques peuvent être archivés à tout moment après la clôture d 'un document ou être archivés de manière uniforme à un moment donné, transmis par le Département de la formation des documents au service des archives par l' intermédiaire d 'un réseau et signés par des signatures numériques, enregistrés par le personnel chargé des archives, numérotés de classement selon le principe de l' objet, avec un niveau d 'accès limité pour les utilisateurs futurs.L 'archivage à tout moment permet, d' une part, d 'éviter les fuites de documents et d' assurer le taux d 'archivage et d' intégrité, et, d 'autre part, d' assurer la simplicité et la rapidité des documents électroniques eux - mêmes, ainsi que d 'éviter la perte d' archives et la destruction des virus.

Les documents électroniques sont archivés différemment des archives traditionnelles.Utilisation de documents électroniquesTechnique de codage électroniqueAinsi, les modifications peuvent être éditées sans laisser de traces, l 'immobilisation du support et la modification des informations clefs sur la qualité de la preuve originale de certains documents d' authentification, ce qui complique et rend difficile l 'identification originale du document électronique.Par conséquent, les documents électroniques doivent être établis à tout moment pendant leur formation.Signature numériqueL 'authentification, l' authentification et la cryptographie des informations garantissent qu 'il n' y a pas d 'erreur dans la transmission et le traitement des documents, afin d' assurer l 'originalité, l' authenticité et l 'exactitude des documents électroniques reçus par les services d' archivage et de garantir le statut juridique des documents électroniques.

　　Document électroniqueLes modalités de conservation diffèrent de celles des archives traditionnelles.La facilité avec laquelle les supports de fichiers électroniques vieillissent et les multimédias d 'information, ainsi que la création et le développement de nouveaux supports de stockage, influent sur la lisibilité à long terme des documents électroniques.Les services d 'archivage peuvent, une fois reçus les documents électroniques, imprimer un fichier sur support papier pour les sauvegarder, mais la solution ultime consiste à mettre au point des technologies informatiques et à assurer la coordination entre les services de formation de documents qui, une fois reçus les documents électroniques, transforment les documents en un format unique permettant de stocker les fichiers électroniques reçus dans un format commun, de manière à pouvoir accéder aux archives précédemment stockées et à faciliter l' accès aux ressources d 'information.

Le classement et l 'archivage des documents électroniques sont gérés différemment des archives traditionnelles.Étant donné que les fichiers électroniques peuvent être gérés au niveau des fichiers, les services d 'archivage peuvent, dès qu' ils sont reçus, établir un numéro de fichier unique pour chaque document, ainsi que le numéro de classement et le numéro de fichier correspondants, en indiquant le numéro de fichier correspondant, en fonction de la relation entre le texte ci - dessus et le texte suivant, et procéder à l 'indexation et à l' archivage des mots principaux.Lorsque les conditions techniques le permettent, des outils de recherche multidimensionnels et complets peuvent être mis au point pour faciliter la recherche d 'informations de requête.Les utilisateurs n 'ont à fournir que des numéros de classement des documents ou des mots de thème, c' est - à - dire qu 'ils peuvent trouver les documents correspondants ainsi que le texte et les annexes de l' échelon supérieur, ce qui réduit considérablement la charge de travail du personnel des archives.